Wir berichten in dieser Rubrik regelmäßig über aktuelle Themen im Zusammenhang mit dem digitalen Wandel. Im heutigen Beitrag geht es um die Erfahrungen im Umgang mit Mitarbeitern in digitalen Transformationsprojekten.

Das Gespräch führt unsere Mitarbeiterin Julia Gehre mit Julian Fuchs, Gründer und CEO der Aspect Consulting GmbH.

Julian, du hast nun schon einige digitale Transformationsprojekte begleitet. Was macht die digitale Transformation mit den Mitarbeitern?

Digitale Transformation ist ja zunächst einmal ein Modebegriff, unter den sehr viel subsumiert wird. Auf Unternehmensebene wird digitale Transformation allerdings häufig nur als Digitalisierung/Automatisierung von Prozessen aufgefasst. Dieses greift allerdings zu kurz. Digitale Transformation findet auf verschiedenen Ebenen statt: Es umfasst die involvierten Menschen (und damit auch die Mitarbeiter), die Strategie, die Organisation, die Prozesse und die Technologien. Gerade der erste Punkt, die Mitarbeiter, werden dabei häufig vergessen.

Inwiefern werden die Mitarbeiter „vergessen“?

Die Arbeitsweise und der Arbeitsinhalt ändern sich durch die digitale Transformation. Manuelle Prozesse fallen weg, beziehungsweise werden automatisiert; manchmal fallen ganze Tätigkeiten weg. Nehmen wir mal den einfacheren Fall, die Prozessautomatisierung. Mitarbeiter müssen auf neue Anwendungen und geänderte Prozesse vorbereitet werden. Besonders häufig habe ich beobachtet, dass bestehende Prozesse neu designt wurden und dann in Software überführt wurden. Wenn der Faktor Mensch mit einbezogen wurde, lag der Fokus häufig nur auf Kunden, die Mitarbeiter wurden auf diese Änderungen nicht vorbereitet. Aber gerade beim Mitarbeiter bedarf es umfassender Information und Kommunikation über die Prozessänderung um den Erfolg digitalisierter Prozesse nicht zu gefährden. Zudem müssen die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse und Anwendungen geschult werden. Dieses ist genauso wichtig, wie verbindliche Prozess-Compliance und Prozess-Governance für Mitarbeiter und Führungskräfte.

Kannst du uns ein konkretes Beispiel nennen?

Ganz aktuell habe ich die Erfahrung im Anforderungsmanagement eines IT-Dienstleisters gemacht. Der bestehende Prozess war nicht dokumentiert und wurde daher nicht konsequent gelebt, parallel dazu wurde eine Software eingeführt, die den Prozess (besser) unterstützen sollte. Aus dem Projektteam erfolgte dazu unzureichende Kommunikation, so dass man schließlich einen unzulänglichen, bestehenden Prozess hatte und einen nicht geschulten, toolunterstützten Prozess. In der Konsequenz lief der Prozess nicht rund und am Ende waren alle unzufrieden, die Kunden, die Mitarbeiter und die Führungskräfte.

Wie kann man so etwas verhindern?

Wenn man digitale Transformation als umfassendes Konzept versteht und die Menschen, die Strategie, die Organisation, die Prozesse und die Technologien gesamtheitlich begreift, ist man schon einen ganzen Schritt weiter. In der Konsequenz darf ich bei einem Digitalisierungsprojekt keine der genannten Komponenten vergessen. Dieses skaliert natürlich mit der Größe des Transformationsprojektes, d.h. je mehr sich ändert, desto höher wird der Aufwand für die genannten Teildisziplinen.

Wie unterstützt die Aspect Consulting GmbH Mitarbeiter in Transformationsprojekten?

Zur bestmöglichen Umsetzung und zur Gewährleistung eines erfolgreichen Projekts, haben wir einen konzeptionellen Rahmen entwickelt, der auch die veränderten Bedingungen für die Mitarbeiter in Form eines Change-Management-Ansatzes berücksichtigt. So wird gewährleistet, dass das der Erfolg eines digitalen Transformationsprojektes nicht an internen Hürden scheitert.

Julian, ich danke Dir für dieses Interview!